外贸书信写作原则

1.单词：使用日常词汇；使用简短词汇；使用具体的单词

eg.（1）（含糊） We will make payment soon.

        （具体） We will make payment on June 25.

   （2）（深涩）You may peruse the contract and find the solution.

        （简易）You may read the contract and find the solution.

2.句子方面：多用单词，少用短语或从句；使用主动语态及人称主语；尽量使用简短的句子

eg.（1）（含介词、名词短语）In the event that you speak to Mr.Wood in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.

        （以介词、动词代替短语）If you speak to Mr.Wood about production, ask him to consider the delivery schedule.

3.段落安排方面：段落不要太长；段落重点根据所传送信息的性质安排；和句子的长短相同；一个段落，一个主题原则，若仅叙述与主题有关的事项，通常应该不会超出7-9行的上限

4.语气的使用：语气可以是正式和非正式的；可以是肯定和否定的；可以是说服性的和幽默的；还可以是争辩性的。每一种语气有其不同用法，但是在使用否定和争辩语气时需特别注意。语气是让你的书信适合读者的需要和水平的一种方法。如，写信给权威机构是，需使用正式语气。

eg.（1）（较差） You claim that we did not enclose all the parts in your order...

        （较好） We regret ann delays in your production caused by missing parts in your order...

5.以“肯定”的说法代替“否定”的表达，具体书写时应：尽量少的向对方说“No”，如办不到，也可以委婉的表示；强调事情积极的方面；避免使用过多否定意义的词，有时可用不带“No”的词来代替否定的含义

eg.（1）We are sorry that we cannot ship the goods until September 8.

   （2）We are happy to tell you we may ship the goods after September 8.