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商务信函2

2019-02-20 阅读 :

 

商务信函写作correctness

  商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系,是各种商业单据的依据。广义的说,商业书信的正确性表现在:

(一)运用正确的语言水平
(二)叙述得正确
(三)数字要正确
(四)正确理解和运用商业术语
(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"。

(一)正确的语言水平


下面的内容是用三种不同语言水平的比较参考:

Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not in the organization''s inventory or in the writer''s possession.

Informal: Although Item 12 is listed in the report, it''s not in our stock now and I don''t have it either.

Standard: Irregardless of the report that item ain''t on our shelves now, and I haven''t got it either.


(二)叙述得正确

  商业书信的内容要叙述得正确,既不能说得不够(Understatement),更不能说得过头(Overstatement)。

例一: This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market.
 (这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)

  这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。

改写:
  Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.

  (我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。所以,你会同意,这是个优良的节约燃料的炉子。)


(三)字要正确

  做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时“失之毫厘,差之千里”。甚至引起不同的理解。

(a)“以上”,“以下”,“以前”,“以后”,“从……到……”等的表达法。

$2 or (and) above(over)            二美元和二美元以上
60dozen or (and) up (upward, upwards)    60打和60打以上
2% or (and) more             2%和2%以上
an order for 50 gross or upward       50罗或50罗以上的定单
an order for not less than 50 gross      不少于50罗的定单
5% up to 10% inclusive           5%到10%
over 5% up to 10% inclusive         5%以上到10% 

(b)
from and including today(this date)       从今日起(包括今日)
on and from Nov. 10;             从11月10日起
on and after Nov.10;              (包括11月10日)
as from Nov.10                从毁约之日起
as from the date of the breach         (包括毁约之日)

up to $40 inclusive;               到40美元
up to the maximum of $40            (包括40美元)止

up to and including Nov.20           到11月20日止
                        (包括11月20日)

as from the 1st to the 15th of March inclusive; 从3月1日到15日
from the 1st to 15th of March both inclusive  (包括1日和15日)

during the period beginning on     从3月1日起到3月30日止
March 1 and ending on March 30,    这一期间(包括头尾两天)
both dates inclusive.  

(四)理解和运用商业术语

  一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷,如:

  You ask very short delivery for your order.

  写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。”

  可是short delivery不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语。因此,应该说:

  Your require quick(prompt) delivery of your order.

(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"

(1)、非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写(spelling)每一个英文字。拼写正确与否是一个很重要的问题。有时,一不小心,拼写错了,会误大事或出笑话。 你想买靴子,英文应该是BOOTS,要是拼写成BOATS就变成你想买船了。

  (2)、正确使用大写(Capital Letter)

  一般在每一句,每一个直接引语,每一行诗的第一个字要大写,人的称呼或头衔,书名等要大写,专有名词要大写,月名,星期几要大写,代词I要大写。这是使用英语必须具备的起码的知识。因此,大写使用的正确与否,也是英语水平问题。

  除了上述一般大写规律以外,在商业书信英语中的大写,还有其本身的特点,现说明于下:

(A)North, South, East, West

  这四个字作为一般方向用时小写, 但是当它们作为一个地理概念表示北方地区,南方地区,东方地区,西方地区,或专有的地名联用时,就必须大写。

例:Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensively in the Southwest and in the Sou thern California
  (棉花是南部各州的重要作物,西南各州和加利福尼亚南部也广泛种植。)

(B)商品名称

  从语法上讲,一般的商品名称(非专有名词)没有必要大写。在商业书信中为了强调()或要促使对方注意,商品名称常常大写。

例:We have seen your advertisement in the "Textile World" and should be glad if you would send us patterns of Ladies'' Woolens with your best terms.
  (我们看到你们在"织物界"杂志上的广告,请寄妇女用毛织物样本并告最优惠的价格条件。)

(C)文件名称
例:we have quoted our best terms on the enclosed Price List.
  (我们已随函寄送价目表报最优惠价格条件。)

( D ) 公司,团体,城市名称省略时大写
例:The Company will pay you $100 annuity.
  该公司将付给你年金100美圆。


(E)职务名称
例:There is enclosed a letter from Mr. H.A.Anderson, President, National City Bank of New York.
  (同函俯上花旗银行行长安得逊先生所写书信一封。)

(F)船名
例:We have shipped the goods by the m.v."London Maru" of OSK.
  (货已由大阪轮船公司的“伦敦丸”轮装运。)

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